Miksi sinun pitäisi lopettaa Excelin käyttö?

Aina kun käyttäjä pyytää minulta apua sanomalla lauseen, joka alkaa "Minulla on jaettu Excel-taulukko, joka..." tai "Minulla on Excel, jossa on makro, joka...", henkilökohtaisesti ensimmäinen asia, joka tulee mieleeni, on "Et käytä oikeaa työkalua". Tarvitset jotakin, mitä et ehkä edes tiedä tarvitsevasi (luultavasti tietokannan tai ohjelmiston), jonka pitäisi kattaa kyseinen toiminto. Ja mistä tiedät, tarvitsetko toista työkalua?

Asiat, joita yrityksen ei pitäisi tehdä Excelin avulla

- Tee laskelmat (rakenteet, asennukset, infrastruktuurit...) Excelissä.

- Tee tarjouksia, hallinnoi tilauksia ja käynnistä toimituskirjat Excelillä.

- Tee, jaa ja tallenna raportteja ja raportteja Excelissä.

- Hallitse projekteja Excelillä, Kanban Excelissä, Gantt Excelissä.

- Henkilöstön, poissaolojen, kellojen ja lomien seuranta Excelissä.

- Tallentaa asiakkaiden ja toimittajien tiedot Exceliin.

- Perusta kirjanpitosi ja strateginen suunnittelusi Exceliin.

Tässä on 6 syytä, miksi sinun pitäisi lopettaa Excelin käyttö ja etsiä työkalu, joka sopii paremmin tarpeisiisi.

1. Excel on yksinkertainen taulukko. Mikään ei estä sinua kirjoittamasta vahingossa väärään soluun tai siirtämästä tai kopioimasta tietoja ja menettämästä niitä.

2. Excel-taulukon nopeutta ei voi verrata kehitystyökalun käyttöön. Useiden tuhansien rivien haun kaltaiset toiminnot, jotka ovat Excelissä mahdottomia, voidaan suorittaa vaivattomasti ohjelmistossa. Kun teet kyselyn Excelillä, se vie keskimäärin 3 minuuttia, kun taas muilla ohjelmistoilla voit tehdä saman kyselyn 0,3 sekunnissa.

3. Excel-taulukot voivat olla hyvin suuria ja niihin voi kertyä valtavia määriä tietoja. Se ei kuitenkaan ole mitään verrattuna siihen, mitä kehitettyyn tietokantaan voidaan tallentaa. Vaikka Exceliin voi tallentaa suuria tietomääriä, tietoja ei voi hallita kunnolla, haut ovat hitaita ja niissä voi helposti tehdä virheitä ja antaa vääriä tuloksia.

4. Excel-taulukossa et voi suorittaa mitään automaattisia toimintoja tai vastaanottaa sisäisiä hälytyksiä. Järjestelmä on passiivinen, se ei anna tietoja tai suorita toimenpiteitä, vaan voit vain syöttää ja täyttää tietoja tai kysyä niitä. Sitä vastoin ohjelmistokehityksessä voidaan harkita mitä tahansa määrää työnkulkuja niiden monimutkaisuudesta riippumatta (tämä ei ole mahdollista taulukkolaskennassa).

5. Excel-taulukko on pelkkä taulukko. Vaikka sitä värittäisit kuinka paljon tai muuttaisit sen ominaisuuksia, se ei koskaan vedä vertoja käyttöliittymälle, jonka saat sovelluksen tai webin avulla.

6. Ohjelmistokehityksessä määritellään, mitkä käyttäjät tai käyttäjäryhmät pääsevät käsiksi mihinkin tietoihin ja mitä toimia kukin heistä voi suorittaa.

Tämä turvallisuus ei ole mahdollista Excel-taulukon avulla. Excel-taulukko on kova vastustaja. Ensinnäkin siksi, että sen käyttö on juurtunut käyttäjään. He kokevat, että he voivat muokata sitä ja konfiguroida sen tarpeidensa mukaiseksi. Se on yksinkertainen ja tuttu, ja sitä on helppo käyttää. Ongelma ei ole Excel-taulukossa, joka on muuten todella hieno ja tehokas ohjelma (olen vihdoin myöntänyt sen, ja sisimmässäni minäkin rakastan sitä).

Ongelmana on Excel-taulukoiden käyttö ja väärinkäyttö. Kuten äitini sanoisi, kun on vain yksi sauva, kaikki tuntuu yhtäkkiä koukulta. Taulukkolaskentaohjelmat ovat lyhyesti sanottuna ohjelmia, joiden avulla voimme koota nopeasti "pieniä apuohjelmia". Aina kun joku käyttää Excel-taulukkoa, se johtuu siitä, että ohjelma (tai kehittäjä) ei ole antanut hänelle sitä, mitä hän tarvitsee. Excel-taulukkolaskenta on resurssi, jota käytät, kun sinulla ei ole "mitään parempaa".

Jatkuvan parantamisen järjestelmässä Excel-taulukko on siis aina yksi heikko lenkki, ja se poistetaan väistämättä.

Pikaisia laskelmia tai parin kuvaajan tekemistä lukuun ottamatta meidän ei pitäisi tarvita Excel-taulukkoja. Se voi myös olla hyödyllinen hahmotelma tai ensimmäinen ratkaisu siitä, mitä myöhemmin kehitetään, mutta taulukkolaskentaohjelmaa ei pitäisi koskaan pitää pysyvänä ratkaisuna. Vielä vähemmän optimaalisena tai toivottavana ratkaisuna. Sinun ei tietenkään missään tapauksessa pidä perustaa liiketoimintajärjestelmäsi perusprosesseja Excel-taulukoihin.